テーブルのインポート方法

Accessにはテーブルが必須ですが、テーブルを作成する方法の1つ、「インポート」についてご紹介します。

そもそもテーブルとクエリって何?

まず基本的なところのおさらいです。

テーブルとはデータそのものです。
対して、クエリとは関数や条件などで抽出する計算だと考えてください。

下記のエクセルの例で言うと、左の数字が直接入っているものがテーブル、右の関数で計算されているものがクエリのようなものと考えると分かりやすいかと思います。

テーブルの作り方

データそのものであるテーブル、その作り方は大きく3通りあります。

  1. 手でデータを打って作成する
  2. データをインポートする
  3. リンクテーブルを使う

このうち、2番目のやり方について以下にご紹介します。

インポートの方法

①外部データをクリックする
②Excelをインポートをクリックする
 今回はExcelのファイルをインポートすることにします。

③参照をクリックし、インポートしたいファイルを選択する
④データをインポートするを選択する

⑤インポートしたいワークシートを選択する
(ここでは「売上テーブル」というシート1つしかないですが、複数シートあれば選択できます)

⑥先頭行をフィールド名として使うにチェックを入れる
(今回は先頭行がフィールド名となっていたので、これをチェックします。データしかない場合は、チェックせずにインポートしてください)

⑦各フィールドを選択し、適切なデータ型を選択する

インデックス……要は目次のことです。他データと紐づけを行うフィールドに対し、インデックスを設定すると処理が早くなります。

≪データ型≫
・数字の場合
 小数点以下がありうる ……倍精度浮動小数点型
 整数のみで桁数が多くない ……整数型
 整数のみで桁数が多い ……長整数型

・日付の場合
 20180103のような文字列 ……短いテキスト
 2018/01/03のような日付 ……日付/時刻型

・文字列の場合 →短いテキスト

あたりが使い分けられると、ほぼ網羅できる感じです。

⑧主キーを設定しないにチェック
(今回は「ID」という主キーに該当する項目があるので、設定しません。基本的には設定した方が便利です)

主キー ……各列がユニークになる項目のことです。

グループ化した場合、全く同じ内容のレコードがあったとしても、主キーがあることで別々のレコードと認識できるようになります。

今回の例では、IDという項目が上から順番に数字が振られているため、主キーにあたります。

参考:クエリのグループ化を理解しよう

⑨テーブル名を設定して完了する

以上

Excelファイルをインポートする方法でした。

txtやcsvファイルをインポートする際も同様ですが、データ区切りなどが少し異なります。

この点については、エクスポートする時と同じですので、以下をご参考ください。

参考:Accessでエクスポートする方法

基本的に、私はインポートよりもリンクテーブルを推奨していますので併せてご参考まで。

参考:インポートvsリンクテーブル!どっちで処理した方が良い?

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