仕事をしている中でよくあるケースとして、上画像のようなEXCEL表を作って、会社内の人たちに見せていかないといけないことがあります。
画像のように数人であれば、EXCEL上に直接書き込んでしまって、さくっと作れてしまうかもしれません。
けれど、以下のような場合はどうでしょうか？
①人数が数百人以上のレベルに及ぶ
直接手で書き移していくには、時間が掛かり過ぎる上に、間違える可能性が高いと言えます
毎週毎週繰り返し行う作業としては、容認できないコストとリスクになります
②作成＆掲示後、違う切り出し口や明細を求められる
例えば上記の画像では週ごとに各商品別の、月の累計売上推移を示した表になります。
この表を見て管理職は考えます。
（佐藤三郎さんの売上が伸びないなぁ…彼は今月たまたま調子悪いのか、それともいつもこんなものなのか？）
そこで状況を確認するために、管理職は指示を出します
「全員の今年度の売上累計と、前年比較も出してくれ」
表を作成している側からすれば「えっ！？」と思いますよね。
数字をぽちぽち記載（コピペ含む）していって、やっとこさ作成し終わったところで、より難易度の高いオーダーがポンと飛び込むのですから。
思わず「出来ません！」とか「難しいです！」「時間が掛かります！」などと、言ってしまいそうです。気持ちは分かります。
でも待ってください！ 管理職の判断やオーダーは不当なものでしょうか？
私は違うと考えます。
ごく普通に考えて、よくある当たり前のオーダーを行っています。
むしろ、掲示する表を読まずに適当に過ごしている管理職よりも、熱心に数字を読み込んで状況の把握に努めようとする分、模範的で良い管理職であるでしょう。
であるならば
その「当たり前のオーダー」を想定していないことに問題があるのではないでしょうか？
Accessを用いてExcel表を作る方法を採用することで、この問題を解決することが出来るのです。
まとめ
Accessを使ってExcel表を作る必要性として
- 大量の処理が簡単になる
- 様々な要望に素早く対応ができる
の2点を挙げました。
いずれも元データをがっちり保持して、処理できることから可能なことです。
Excelを用いて表だけを作成するのではなく、Accessを併用して元データから処理できるように考えてみてはいかがでしょうか？
