Accessを使ってExcel表を作る必要性とは

仕事をしている中でよくあるケースとして、上画像のようなEXCEL表を作って、会社内の人たちに見せていかないといけないことがあります。

画像のように数人であれば、EXCEL上に直接書き込んでしまって、さくっと作れてしまうかもしれません。

けれど、以下のような場合はどうでしょうか?

①人数が数百人以上のレベルに及ぶ

 直接手で書き移していくには、時間が掛かり過ぎる上に、間違える可能性が高いと言えます
 毎週毎週繰り返し行う作業としては、容認できないコストとリスクになります

②作成&掲示後、違う切り出し口や明細を求められる

 例えば上記の画像では週ごとに各商品別の、月の累計売上推移を示した表になります。

 この表を見て管理職は考えます。

 (佐藤三郎さんの売上が伸びないなぁ…彼は今月たまたま調子悪いのか、それともいつもこんなものなのか?)

 そこで状況を確認するために、管理職は指示を出します
 「全員の今年度の売上累計と、前年比較も出してくれ」

 表を作成している側からすれば「えっ!?」と思いますよね。

 数字をぽちぽち記載(コピペ含む)していって、やっとこさ作成し終わったところで、より難易度の高いオーダーがポンと飛び込むのですから。

 思わず「出来ません!」とか「難しいです!」「時間が掛かります!」などと、言ってしまいそうです。気持ちは分かります。

 でも待ってください! 管理職の判断やオーダーは不当なものでしょうか?

 私は違うと考えます。

 ごく普通に考えて、よくある当たり前のオーダーを行っています。

 むしろ、掲示する表を読まずに適当に過ごしている管理職よりも、熱心に数字を読み込んで状況の把握に努めようとする分、模範的で良い管理職であるでしょう。

 であるならば

 その「当たり前のオーダー」を想定していないことに問題があるのではないでしょうか?

 Accessを用いてExcel表を作る方法を採用することで、この問題を解決することが出来るのです。

まとめ

Accessを使ってExcel表を作る必要性として

  • 大量の処理が簡単になる
  • 様々な要望に素早く対応ができる

の2点を挙げました。

いずれも元データをがっちり保持して、処理できることから可能なことです。

Excelを用いて表だけを作成するのではなく、Accessを併用して元データから処理できるように考えてみてはいかがでしょうか?

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