Accessで集計を行ってみる

Accessの使い方として、最も典型的な利用方法は集計になるかと思います。

といっても、いきなりAccessを使って集計なんてイメージがつかみにくいですよね。

1日の流れを例にとって、集計業務についてシミュレーションしてみましょう。

Accessで集計作業を行う流れ

①明細データを出力する

まず社内で利用しているソフトやツールなどから明細データを出力します。

ここでは会計ソフトから売上データを、手動で出力することを想定しています。


こんな感じ(一番下の「売上テーブル20190108」を出力しました)

②今日のデータに入れ替える

先ほど出力したファイルに入れ替えをします。

下記では

  1. 今日出力したファイルのコピーファイルを作る(コピペする)
  2. 入替先のファイルを削除する(「売上テーブル」を削除する)
  3. 1でコピーしたファイル名を変更する(「売上テーブル20190108 -コピー」→「売上テーブル」に名称変更)

の手順を行っています。

①、②の手順を自動化するには? →参考:バッチファイルを活用する

③Accessを開いて、テーブルが入れ替わっていることを確認

下記では、最新日付のデータがあることを確認しています。

なんでデータが入れ替わったの?
参考:インポートvsリンクテーブル!どっちで処理した方が良い?

④マクロを実行する

日々の作業はマクロ化しておくと便利です。

Excelと違い、VBAの知識が不要でもマクロの内容が判るので、VBAを知らない方にも安心です。

マクロを作ってみたい! →参考:Accessのマクロの作り方

⑤集計結果が出力され、完成

応用編:Accessをタスクスケジューラで動かしてみる(Accessを自動化してみよう)

日次や月次の定期的な集計については、こんな流れで行うことになります。

  • テーブルを入れ替えて
  • マクロを動かす

というシンプルな流れですね。

作業に慣れてきたら、個々のテーブル項目やクエリ、マクロなんかを調べながら、細かい仕様について頭に叩き込んでいき、問い合わせや要望への対応をこなしていくことになるでしょう。

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