Accessの有効な使い方

今日は今までのおさらいになります。

Microsoft Office Access(マイクロソフト・オフィス・アクセス)というソフトの使い方・活用法の1つのご提案まとめ、みたいな感じです。

Accessの特徴

Excelと比較して

  1. 大量のデータ処理に向いている
  2. データ処理方法や手順を変更・修正しやすい
  3. 作業が可視化しやすい

の3点が大きな特徴なので、これを生かしましょう。

Accessで解決できること

  • 残業が多い
  • 引継ぎが難しい
  • 後輩や部下への指導方法に困っている
  • 集計処理が変更しにくい
  • やたらと処理が煩雑である

などの困ったことがあるならば、Accessを覚えることで解決が図られます。

Accessの目標は集計の効率化

基本的にはAccessを使って行うことは集計作業になります。

知りたいことは、(例えば)誰がいつ、何の商品をいくら売り上げたか。
この作業をExcelだけでは心もとないため、Accessを使います。

参考:AccessとExcelのオススメ連携法

参考:EXCEL集計表設計の3つのポイント

大量のデータを扱える

一番分かりやすいのは、扱うデータ量の違いでしょう。

10万件を超えるデータを扱うようになってくるならば、Accessを使った方が良いです。

作業時間が大幅に短縮されますし、より多くのデータが扱えます。

これにより

  • 早く集計表を現場に提示することができる!
  • 集計表の明細を保持・確認することができる!
  • 昔のデータと比較・推移表が作りやすい!
  • 修正がしやすい!

と言った具体的な成果を望むことが出来ます。

他の人でも作業可能な状態にする

Accessの大きな特徴のひとつに「作業が可視化される」というものがあります。

これにより

  • 他の人でも出来る状態なので、いつでも有給が取れる!
  • トラブルがあっても、どこに問題があったか追跡可能!
  • 要望が変わっても即座に対応!
  • 新人を補充しても戦力化しやすい!

上記のような具体的な成果を望むことができます。

そのための考え方は以下のようになります。

作業効率を上げるための考え方

途中で別の作業を挟むのはNG

作業の基本はAccessを使います。

抑えるべきポイントは
Access作業の途中に手修正や、Excelを挟まないようにすることです。

これをすると作業効率が格段に落ちるので止めましょう。

 ◎ Accessのみ
 ◎ Access ⇒ Excel
 ×  Access ⇒ Excel ⇒ Access
 〇 Excel ⇒ Access ⇒Excel

つまり、Accessでデータと計算を扱い、Excelは表現のためのツールという役割分担をしています。

 参考:Accessを使ってExcel表を作る必要性とは

データをとにかくテーブルにまとめていくこと!

Accessを使う際は、とにかくテーブルを整備することが重要です。

元データがCSVファイルやエクセルファイルならば、リンクテーブルを活用すべきです。

理由は、どこのどんなファイルを取り込んでいるのかが可視化されるためです。

  • 元データは何か?
  • 元データの抽出条件は何か?
  • 項目の意味は何か?

など基本的なところを押さえておきましょう。

 参照:リンクテーブルのススメ

クエリの名前は作業順になるようにしておこう!

テーブルが整っていれば、あとは細かいところをちょいちょいクエリでいじるだけ。


クエリを作成する際は、クエリ名に気を付けましょう。これが作業を可視化する上で効いてきます。

 参考:クエリの名前の決め方のコツ

※Access初心者はこちらもご参考
 参考:クエリの基本的な作り方

データの出力はマクロを使おう!

マクロを使うことで、作業を自動化できます。

そして、Accessのマクロは作業手順が可視化される特徴があります。

作業手順だけでなく、どこにどんな名前のファイルを出力するかも分かるようになります。

Accessのマクロはルーティンの集計では必須と言えます!

 参考:Accessのマクロの作り方

 参考:Accessでエクスポートする方法

(ちょっと上級者向け)さらなる自動化を試してみよう!

リンクテーブルから連携するファイルは、バッチファイル+タスクスケジューラで自動連携することが可能です。

また、Accessのマクロをタスクスケジューラで自動実行することが可能です。

 これにより、決まった時間になったら、勝手に元データの取得~集計・出力までが自動で行われるようになります。とっても楽ちん!

 参照:バッチファイルを活用する

 参照:Accessをタスクスケジューラで動かしてみる(Accessを自動化してみよう)

これで流れとしては、一通りのことが出来ます。

 参考:Accessで集計を行ってみる

この観点でAccessを使っていくと、何の説明もしなくても、他の人でも見ただけで作業が出来るようになっていきます。

素晴らしい!
こうして私は今月も有給を取ることができたのです

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です