AccessとExcelのオススメ連携法

これまで当ブログでは、Accessでデータを処理し、Excelで表示をすることをお勧めしてきましたが、今回はおススメの連携の形について解説してみたいと思います。

参考:Accessを使ったExcel表の作り方

参考:Accessを使ってExcel表を作る必要性とは

リンクテーブルでデータを取り込む

まずAccessにデータを取り込む必要がありますが、これは「リンクテーブル」を用います。

参考:リンクテーブルを作成する

リンクテーブルの良い点は、前回と今回で取り込む項目が異なっていたり、データの形式が変わっていたりするとエラーになるため、違いに気が付ける点です。

また、インポートと異なり、データが連結しているので、どこのどのデータを引用しているかが見ただけで分かります。これは引き継ぎや共有化に便利で非常に重要です。

データの処理はAccessで行う

次にデータの処理はAccessで行います。

参考:クエリの基本的な作り方

参考:AccessとExcelを比較してみた

このとき大事なのは、テーブルを手で修正したり、途中にExcelや他ツールでの作業を差し込まないことです。

属人化や作業の混乱など後々相当の被害を与えることになります。

これらが発生しないようにワークフローを再整理しましょう。

処理~エクスポートはマクロで行う

データの処理とエクスポートは、マクロを使います。

参考:Accessのマクロの作り方

Accessのマクロは、SQLなどの難しいプログラムを覚えなくても、ドラッグ&ドロップや項目の選択で作成ができます

また、作成したマクロは以下の図のような形となっており、「何をどの順番で処理したのか」「どこへエクスポートしたのか」が可視化される点が大きな特徴です。

データはそのままExcelに貼り付けし、Vlookupで引用して表の形にする

貼り付け先のExcel表も一工夫してください。

それは「データを貼りつけるシート」と「最終的に見せる用のシート」の2つを分けて作ることです。

参考:EXCEL集計表設計の3つのポイント

これを行うことで、資料作成に掛かる時間が削減され、修正等が発生した時も対応の早さが段違いになります。

それだけでなく、項目の追加・変更などにも柔軟に対応できるようになります。

まとめ

以上が、集計表作成に対する私のオススメの設計になります。

一度形になれば、Access部分が他のツールになっても応用が効きますし、Excel部分も違う形で集計を見せることになっても一部変更だけで替えが効きます。

集計や分析に携わる方はぜひ一度お試しください。